Forum Przedsiębiorstw

Regulamin uczestnictwa

w  KONFERENCJI FORUM PRZEDSIĘBIORSTW

§1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy regulamin określa zasady rejestracji i uczestnictwa w Konferencji Forum Przedsiębiorstw, („Forum”), którego organizatorem jest Agencja Rozwoju Pomorza S.A. („Organizator”), z siedzibą w Gdańsku, ul. Grunwaldzka 472D.

2.   Partnerami wydarzenia są:

a.   Partner Główny: Powszechna Kasa Oszczędnościowa Bank Polski S.A.

b.   Partnerzy wspierający: Grupa Masterlease, Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku, Międzynarodowe Targi Gdańskie S.A., Fundacja Gospodarki i Administracji Publicznej (właściciel marki Open Eyes Economy), Pomorski Park Naukowo-Technologiczny.

3.  Forum odbędzie się w dniu 14 maja 2025 roku  w Pomorskim Parku Naukowo – Technologicznym w Gdyni, Al. Zwycięstwa 96/98.

4. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część „Formularza zgłoszenia” i obowiązują wszystkich Uczestników Forum  biorących udział w Konferencji on-line oraz stacjonarnie.

5.  Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w Regulaminie oraz zobowiązuje się do publikowania stosownych informacji na stronie internetowej Forum.

6.   Adresatami Forum są: właściciele, kadra zarządzająca i pracownicy firm, głównie mikro- małych i średnich przedsiębiorstw.

7.   Oficjalny serwis internetowy Forum znajduje się pod adresem: https://forumprzedsiebiorstw.pl/ .

§2 ZASADY UCZESTNICTWA W FORUM STACJONARNIE

1.  Rejestracja na Forum stacjonarnie odbywa się drogą elektroniczną, poprzez wypełnienie
i wysłanie „Formularza zgłoszenia” zamieszczonego na stronie https://forumprzedsiebiorstw.pl/ .

2. Uczestnik Forum Przedsiębiorstw zobowiązany jest do uiszczenia na rzecz Organizatora kaucji w kwocie 75 zł. Osoba dokonująca rejestracji na Konferencję bierze na siebie zobowiązanie dokonania opłaty rejestracyjnej. Dane zgłoszenie będzie brane pod uwagę dopiero po zarejestrowaniu odpowiedniej wpłaty.

3. Wpłacona kaucja stanowi zabezpieczenie uczestnictwa w wydarzeniu i ze względu na zwrotny charakter nie będzie dokumentowana fakturą.

4.  Kaucja , o której mowa w ust. 2 Regulaminu podlega w całości zwrotowi bez odsetek w terminie 14 dni od zakończenia Forum na ten sam rachunek, z którego dokonano wpłaty.

5. Kaucja, o której mowa w ust. 2 Regulaminu nie podlega zwrotowi w przypadku, gdy Uczestnik nie weźmie udziału w Forum, z zastrzeżeniem zapisów § 6 ust. 2 Regulaminu. 

6. Potwierdzeniem udziału w Forum Przedsiębiorstw oraz warunkiem zwrotu kaucji jest zgłoszenie obecności w rejestracji Konferencji.

7. Opłatę w postaci kaucji za udział w Forum należy dokonywać poprzez system przelewy24.pl wraz z wypełnieniem „Formularza zgłoszenia”. 

8.  Zgłoszenia będą przyjmowane najpóźniej do dnia 12 maja br. do godz. 15:00.

9.  Osoby chętne do udziału w Forum mogą dokonać rejestracji na plenarną sesję główną oraz na prelekcje w ramach trzech równoległych bloków tematycznych.

10. Liczba miejsc na Forum oraz w ramach poszczególnych bloków tematycznych jest ograniczona. Po wyczerpaniu dostępnego limitu miejsc, utworzona zostanie lista rezerwowa.

11. Organizator będzie informował osoby zakwalifikowane do uczestnictwa w Forum odrębną wiadomością, wysłaną na adres e-mail podany przez Uczestnika w trakcie rejestracji w „Formularzu zgłoszenia”.

12. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje podania błędnych danych w zgłoszeniu rejestracyjnym. Uczestnik jest zobowiązany do aktualizacji swoich danych kontaktowych.

13. Uczestnik ma prawo rezygnacji z udziału w Forum. Kaucja w kwocie 75 zł rozliczana będzie na zasadach określonych w § 6 Regulaminu.

 

§3 ZASADY UCZESTNICTWA W FORUM ON-LINE

 

1.  Udział w Forum online jest bezpłatny, nie wymaga również wniesienia opłaty w postaci kaucji.

2. Dostęp do Forum on-line możliwy jest tylko dla osób zarejestrowanych. Link do transmisji on-line będzie aktywny przez cały czas trwania Konferencji.

3.  Rejestracja na Forum on-line odbywa się drogą elektroniczną, poprzez wypełnienie
i wysłanie „Formularza zgłoszenia” zamieszczonego na stronie https://forumprzedsiebiorstw.pl/ .

4. Osoba, która dokona rejestracji na Forum on-line otrzyma: potwierdzenie wpisania na listę uczestników oraz najpóźniej w dniu Konferencji link do streamingu on-line.

§4 KWESTIE ORGANIZACYJNE

1. Udział w Forum stacjonarnie dla osób, które zostały zakwalifikowane przez Organizatora do uczestnictwa będzie bezpłatny z  zastrzeżeniem §2 ust. 6.

2.   Uczestnicy Forum stacjonarnie we własnym zakresie pokrywają koszty dojazdu na miejsce wydarzenia, opłaty parkingowe oraz koszty powrotu, a także koszt ewentualnego noclegu.

3.   Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione, zgubione lub skradzione podczas Forum. Ponadto Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zachowania, działania lub zaniechania innych uczestników Forum, osób towarzyszących, prelegentów, usługodawców zewnętrznych ani jakichkolwiek innych osób trzecich obecnych podczas wydarzenia. Każdy uczestnik ponosi odpowiedzialność za swoje własne działania oraz za działania osób działających w jego imieniu lub na jego rzecz.

4.  Organizator zastrzega, że wydarzenie odbywa się w przestrzeni współdzielonej z innymi podmiotami, nad którą nie sprawuje pełnej kontroli, a tym samym nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne zdarzenia losowe, zakłócenia, usterki techniczne, ani inne niedogodności wynikające z funkcjonowania obiektu lub działań podmiotów trzecich niezwiązanych z Organizatorem.

5.  Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowane jest Forum.

6.   Organizator przewiduje filmowanie i fotografowanie przebiegu Forum.

7.  Podczas konferencji Forum Przedsiębiorstw planowane jest utrwalenie wizerunku uczestników na filmach i fotografiach. Materiały fotograficzne i filmowe mogą być wykorzystywane na stronach internetowych Organizatora i Partnerów, w mediach społecznościowych oraz w materiałach promocyjnych. Wizerunek może być również wykorzystywany w kontekście relacji z wydarzenia, wywiadów lub pozowanych zdjęć, o ile uczestnik wyrazi zgodę na takie działania.

8.   Uczestników Forum stacjonarnie oraz on-line obowiązuje całkowity zakaz filmowania, jak również dokonywania nagrań video i audio konferencji. Kopiowanie lub próba skopiowania konferencji i innych materiałów chronionych prawami autorskimi oraz ich dalsze rozpowszechnianie stanowi poważne przestępstwo. W przypadku naruszenia wyżej wymienianych zasad zostaną podjęte stosowne kroki prawne.

§5 DANE OSOBOWE

Zgodnie z przepisem art. 13 ust. 1 i ust. 2, a także art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego w dalszej części RODO, Agencja Rozwoju Pomorza Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku, zwana w dalszej części Spółką informuje, że:

1. Administrator Danych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych będzie Agencja Rozwoju Pomorza Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku (adres: Al. Grunwaldzka 472 D, 80 - 309 Gdańsk, tel.: + 48 58 323 31 00, adres e-mail: sekretariat@arp.gda.pl).

2. Inspektor Ochrony Danych
Spółka wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pani/Pan skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych pod e-mailem: rodo@arp.gda.pl lub pisemnie na adres siedziby Spółki.

3. Cele i podstawy przetwarzania

           i. dane osobowe osób będących stroną umowy zawarte w formularzu zgłoszeniowym przetwarzane będą w celu organizacji i udziału w Forum Przedsiębiorstw w dniu 14.05.2025r oraz w celu realizacji umowy rozliczania i archiwizowania dokumentów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

         ii. dane osobowe w postaci adresu e-mail będą udostępnione partnerowi wydarzenia Grupy Masterlease w celu przesyłania informacji handlowych zgodnie z udzielona zgodą, na podstawie art. 6 ust. 1 lit a RODO (tj. zgodą). Zgodę można wycofać  w dowolnym momencie i w dowolnej formie poprzez kontakt wskazany w pkt 1, przy czym cofniecie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed cofnięciem zgody.

4. Odbiorcy danych
Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane innym podmiotom, którym zlecimy usługi związane z powierzeniem przetwarzania danych osobowych, w tym dostawcom usług informatycznych, usług archiwizacji i  niszczenia dokumentów. Takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami. Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu (i uprawnionemu) taką informacją, a także publikowane w BIP.

5.  Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji umowy i okres przedawnienia roszczeń wynikających z realizowanej przez strony umowy, a także okres obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, związanych z realizowaną umową, na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, tj. 5 lat od dnia zakończenia realizacji Umowy.

6.  Prawa osób, których dane dotyczą:

1. Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu prawo żądania od Administratora:

1)  dostępu do swoich danych;

2)  do sprostowania (poprawiania) swoich danych;

3)  do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;

4)  do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

2. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana narusza przepisy RODO.

7.  Informacja o dobrowolności podania danych
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy. Jest Pani/Pan zobowiązana/y do ich podania, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie niemożność udziału w Forum Przedsiębiorstw w dniu 14.05.2025r.

 

Dane osobowe przetwarzane na podstawie odrębnych zgód marketingowych
Informacja o przetwarzaniu danych dostępna jest w Polityce prywatności Agencji Rozwoju Pomorza S.A. https://www.arp.gda.pl/53,polityka-prywatnosci-i-regulamin-swiadczenia-uslug-droga-elektroniczna .  

§6 REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI I ZASADY ZWROTU KAUCJI

1. Uczestnik Forum może zrezygnować z udziału w Konferencji. Rezygnacji można dokonać drogą elektroniczną wysyłając wiadomość z adresu poczty e-mail podanego przy dokonywaniu zapisu udziału w Konferencji, na adres e-mail: forum@arp.gda.pl .

2.  W przypadku złożenia przez Uczestnika oświadczenia o rezygnacji z udziału w Konferencji Organizator dokona zwrotu zapłaconej przez Uczestnika kaucji za udział w Konferencji na następujących zasadach:

a)  w przypadku złożenia rezygnacji z udziału w Konferencji w terminie do dnia 12 maja 2025r. Organizator zwróci Uczestnikowi 100% wpłaconej kaucji bez odsetek.

b)  w przypadku złożenia rezygnacji z udziału w Konferencji po dniu 12 maja 2025r. Uczestnikowi nie przysługuje zwrot wpłaconej kaucji.

§7 DOSTĘPNOŚĆ ARCHITEKTONICZNA

Pomorski Park Naukowo-Technologiczny Gdynia składa się z pięciu budynków zlokalizowanych przy Al. Zwycięstwa  96/98 (Budynki I-IV) oraz przy ul. Kadłubowców 4 (Park Konstruktorów). Konferencja Forum Przedsiębiorstw odbędzie się w Budynku III, w którym:

1. Wszystkie wejścia zapewniają swobodny dostęp do budynku z poziomu chodnika.

2. Poziome i pionowe ciągi komunikacyjne są pozbawione barier architektonicznych.

3. Korytarze i schody mają szerokość umożliwiającą swobodne poruszanie się.

4. Ciągi komunikacyjne pomiędzy kondygnacjami stanowią windy oraz schody. W przypadku różnic wysokości na poziomie tej samej kondygnacji, są to schody i pochylnia o łagodnym spadku.

5.  Dodatkowe udogodnienia:

a)       Winda posiada komunikaty głosowe oraz oznakowanie przycisków w alfabecie Braille’a.

b)  Część pomieszczeń w budynku oznakowanych jest alfabetem Braille’a.

§8 REKLAMACJE

1.  Zamawiający może złożyć reklamację za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mail: forum@arp.gda.pl, a także pocztą na adres siedziby Organizatora.

2. Reklamacje mogą byś składane nie później, niż 14 dnia po zakończeniu Konferencji.
W przypadku złożenia reklamacji pocztą o zachowaniu terminu decyduje data stempla pocztowego.

3.  Reklamacja powinna zawierać co najmniej następujące dane: a) wskazanie konferencji której reklamacja dotyczy; b) oznaczenie osoby zgłaszającej reklamację – imię i nazwisko/nazwę, adres do korespondencji, adres e-mail, telefon kontaktowy, c) przedmiot reklamacji, d) wskazanie okoliczności faktycznych uzasadniających reklamację.

4.  Organizator rozpatruje reklamacje w ciągu 14 dni od momentu jej otrzymania.

§9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1.  Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu.

2.   W przypadku, gdy Forum nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Organizatora, Organizator zwróci kwoty kaucji bez odsetek. Zwrot kaucji nastąpi bezpośrednio na konto bankowe Uczestnika, z którego dokonał on wpłaty, w terminie 14 dni od dnia, w którym zaplanowane było Forum. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za roszczenia odszkodowawcze z tego tytułu.

3.  W sprawach nieustalonych w powyższym regulaminie obowiązują przepisy kodeksu cywilnego.

4.  Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Forum.