Regulamin uczestnictwa w
FORUM PRZEDSIĘBIORSTW
konferencji finansowanej w ramach projektu:
Pomorski System Usług Informacyjnych i Doradczych SPEKTRUM 2030
Fundusze Europejskie dla Pomorza na lata 2021-2027
§1 POSTANOWIENIA OGÓLNE
- Niniejszy regulamin określa zasady rejestracji i uczestnictwa w Konferencji Forum Przedsiębiorstw, („Forum”), którego organizatorem jest Agencja Rozwoju Pomorza S.A. („Organizator”), z siedzibą w Gdańsku, ul. Grunwaldzka 472D.
- Forum odbędzie się w dniu 8 maja 2024 roku w Pomorskim Parku Naukowo – Technologicznym w Gdyni, Al. Zwycięstwa 96/98.
- Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część „Formularza zgłoszenia” i obowiązują wszystkich Uczestników Forum biorących udział w Konferencji.
- Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w Regulaminie oraz zobowiązuje się do publikowania stosownych informacji na stronie internetowej Forum.
- Adresatami Forum są: właściciele, kadra zarządzająca i pracownicy firm, głównie mikro- małych i średnich przedsiębiorstw.
- Oficjalny serwis internetowy Forum znajduje się pod adresem: https://forumprzedsiebiorstw.pl/ .
§2 ZASADY UCZESTNICTWA W FORUM
- Rejestracja na Forum odbywa się drogą elektroniczną, poprzez wypełnienie i wysłanie „Formularza zgłoszenia” zamieszczonego na stronie https://forumprzedsiebiorstw.pl/.
- Uczestnik Forum Przedsiębiorstw zobowiązany jest do uiszczenia na rzecz Organizatora kaucji w kwocie 50 zł. Osoba dokonująca rejestracji na Konferencję bierze na siebie zobowiązanie dokonania opłaty rejestracyjnej. Dane zgłoszenie będzie brane pod uwagę dopiero po zarejestrowaniu odpowiedniej wpłaty.
- Wpłacona kaucja stanowi zabezpieczenie uczestnictwa w wydarzeniu i ze względu na zwrotny charakter nie będzie dokumentowana fakturą.
- Kaucja , o której mowa w ust. 2 Regulaminu podlega w całości zwrotowi bez odsetek w terminie 14 dni od zakończenia Forum na wskazany przez Uczestnika rachunek bankowy.
- Kaucja, o której mowa w ust. 2 Regulaminu nie podlega zwrotowi w przypadku, gdy Uczestnik nie weźmie udziału w Forum z zastrzeżeniem zapisów ust. 13 Regulaminu.
- Potwierdzeniem udziału w Forum Przedsiębiorstw oraz warunkiem zwrotu kaucji jest zgłoszenie obecności w rejestracji Konferencji.
- Opłatę w postaci kaucji za udział w Forum należy dokonywać poprzez system przelewy24.pl wraz z wypełnieniem „Formularza zgłoszenia”.
- Zgłoszenia będą przyjmowane najpóźniej do dnia 6 maja br. do godz. 15:00.
- Osoby chętne do udziału w Forum mogą dokonać rejestracji na plenarną sesję główną oraz na prelekcje w ramach trzech równoległych bloków tematycznych.
- Liczba miejsc na Forum oraz w ramach poszczególnych bloków tematycznych jest ograniczona. Po wyczerpaniu dostępnego limitu miejsc, utworzona zostanie lista rezerwowa.
- Organizator będzie informował osoby zakwalifikowane do uczestnictwa w Forum odrębną wiadomością, wysłaną na adres e-mail podany przez Uczestnika w trakcie rejestracji w „Formularzu zgłoszenia”.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje podania błędnych danych w zgłoszeniu rejestracyjnym. Uczestnik jest zobowiązany do aktualizacji swoich danych kontaktowych.
- Uczestnik ma prawo rezygnacji z udziału w Forum. Kaucja w kwocie 50 zł rozliczana będzie na zasadach określonych w § 5 Regulaminu.
§3 KWESTIE ORGANIZACYJNE
- Udział w Forum dla osób, które zostały zakwalifikowane przez Organizatora do uczestnictwa będzie bezpłatny z zastrzeżeniem §2 ust. 6.
- Uczestnicy Forum we własnym zakresie pokrywają koszty dojazdu na miejsce wydarzenia, opłaty parkingowe oraz koszty powrotu, a także koszt ewentualnego noclegu.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione, zgubione lub skradzione podczas Forum.
- Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowane jest Forum.
- Organizator przewiduje fotografowanie przebiegu Forum.
- Uczestnik Forum wyraża zgodę na przeniesienie autorskich praw majątkowych do swojego wizerunku na filmach i fotografiach, o których mowa w pkt. 5 oraz wyraża zgodę na ich przetwarzanie przez Organizatora i Partnerów Forum w celach związanych z promocją i informacją o Forum. Powyższe ustalenia dotyczą przypadku, gdy uczestnik zostanie sfotografowany podczas uczestnictwa w Forum Przedsiębiorstw w otoczeniu prelegenta(ów), w trakcie sesji głównej i sesji tematycznych oraz wtedy, gdy uczestnik dobrowolnie wyrazi zgodę na udzielenie wywiadu przed kamerą bądź pozowanie do zdjęcia.
- Uczestników Forum obowiązuje całkowity zakaz filmowania, jak również dokonywania nagrań video i audio konferencji. Kopiowanie lub próba skopiowania konferencji i innych materiałów chronionych prawami autorskimi oraz ich dalsze rozpowszechnianie stanowi poważne przestępstwo. W przypadku naruszenia wyżej wymienianych zasad zostaną podjęte stosowne kroki prawne.
§4 DANE OSOBOWE
- Państwa dane osobowe są zbierane w związku z realizacją Projektu „Pomorski System Usług Informacyjnych i Doradczych SPEKTRUM 2030”. (zwanego dalej Projektem), który jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej.
Zgodnie z przepisem art. 13 ust. 1 i ust. 2, a także art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego w dalszej części RODO, Agencja Rozwoju Pomorza Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku, zwana w dalszej części Spółką informuje, że:
1.1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych będzie Agencja Rozwoju Pomorza Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku (adres: Al. Grunwaldzka 472 D, 80 - 309 Gdańsk, tel.: + 48 58 323 31 00, adres e-mail: spektrum@arp.gda.pl
1.2. Spółka wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pani/Pan skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych pod e-mailem: rodo@arp.gda.pl lub pisemnie na adres siedziby Spółki.
1.3. Pani/Pana dane osobowe wskazane w formularzu zgłoszeniowym będą przetwarzane w związku z udziałem w Forum Przedsiębiorstw 2024, które jest elementem projektu „Pomorski System Usług Informacyjnych i Doradczych SPEKTRUM 2030” , w tym w celu:
-
- realizacji, monitoringu i ewaluacji Projektu,
- nawiązania lub utrzymania z Państwem kontaktu sprawach związanych z uczestnictwem w Projekcie,
- przeprowadzenia badań objętych Projektem,
- archiwizowania dokumentacji projektowej, w związku z:
- rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (dalej Rozporządzenie ogólne),
- ustawą z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027,na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (tj. obowiązku prawnego). Dane osobowe przetwarzane będą w celu dochodzenia, ustalenia i obrony przed roszczeniami. Ponadto, dane osobowe osób wskazanych w umowie lub w późniejszym kontakcie stron jako odpowiedzialnych za wykonanie umowy, będą przetwarzane w celu współpracy w sprawach związanych z realizacją umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub stronę trzecią).
1.4. Dane osobowe będą udostępniane pozostałym administratorom wymienionym w art. 87 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027, w tym Instytucji Zarządzającej – Zarządowi Województwa Pomorskiego oraz stronom i innym uczestnikom postępowań związanych z dochodzeniem zwrotu środków, w tym prowadzonych postępowań administracyjnych w celu wydania decyzji o zwrocie środków. Dane osobowe będziemy przekazywać innym podmiotom, którym zlecimy usługi związane z powierzeniem przetwarzania danych osobowych, w tym dostawcom usług informatycznych, usług archiwizacji i niszczenia dokumentów. Takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami. Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu (i uprawnionemu) taką informacją, a także publikowane w BIP.
1.5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w punkcie 3, z uwzględnieniem postanowień art. 82 i art. 65 Rozporządzenia ogólnego. Bieg okresu, o którym mowa powyżej zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w projekcie albo na wniosek Komisji Europejskiej, zgodnie z art. 82 ust. 2 ww. rozporządzenia.
1.6. Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu prawo żądania od Administratora:
-
- dostępu do swoich danych;
- do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
- do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
- do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
1.7. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana narusza przepisy RODO.
1.8. Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w Konferencji, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości udziału w wydarzeniu, w tym wzięcia udziału w projekcie.
2. Dane osobowe przetwarzane na podstawie odrębnych zgód marketingowych.
2.1. Administratorem danych osobowych jest Agencja Rozwoju Pomorza SA z siedzibą w Gdańsku (80-309) przy al. Grunwaldzkiej 472, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 000004441.
2.2. Administrator powołał inspektora danych osobowych z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: rodo@arp.gda.pl. Pozostałe dane kontaktowe to: forum@arp.gda.pl tel. 58 323 31 00.
2.3. Dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu wysyłania informacji handlowych w szczególności informacji o szkoleniach, spotkaniach informacyjnych, konferencjach i innych wydarzeniach gospodarczych, badaniach, usługach itp.
2.4. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
2.5. Dane osobowe przetwarzane będą do momentu wycofania tych zgód przez osobę, której dane dotyczą lub ustania celu przetwarzania przez Administratora.
2.6. Pani/Pana dane będziemy przekazywać innym podmiotom, którym zlecimy usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych, w tym dostawcom usług informatycznych. Takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami.
2.7. Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu prawo żądania od Administratora:
-
- dostępu do swoich danych;
- do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
- do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
- do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
2.8. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
§5 REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI I ZASADY ZWROTU KAUCJI
- Uczestnik Forum może zrezygnować z udziału w Konferencji. Rezygnacji można dokonać drogą elektroniczną wysyłając wiadomość z adresu poczty e-mail podanego przy dokonywaniu zapisu udziału w Konferencji, na adres e-mail: forum@arp.gda.pl.
- W przypadku złożenia przez Uczestnika oświadczenia o rezygnacji z udziału w Konferencji Organizator dokona zwrotu zapłaconej przez Uczestnika kaucji za udział w Konferencji na następujących zasadach:
a) w przypadku złożenia rezygnacji z udziału w Konferencji w terminie do dnia 6 maja 2024r. Organizator zwróci Uczestnikowi 100% wpłaconej kaucji bez odsetek.
b) w przypadku złożenia rezygnacji z udziału w Konferencji po dniu 6 maja 2024 r. Uczestnikowi nie przysługuje zwrot wpłaconej kaucji.
- W przypadkach wskazanych w § 5 ust. 2 pkt. a) regulaminu Organizator dokona zwrotu kaucji na rachunek bankowy Uczestnika Konferencji, z którego otrzymał wpłatę.
§6 REKLAMACJE
- Zamawiający może złożyć reklamację za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mail: forum@arp.gda.pl, a także pocztą na adres siedziby Organizatora.
- Reklamacje mogą byś składane nie później, niż 14 dnia po zakończeniu Konferencji.
- W przypadku złożenia reklamacji pocztą o zachowaniu terminu decyduje data stempla pocztowego.
- Reklamacja powinna zawierać co najmniej następujące dane: a) wskazanie konferencji której reklamacja dotyczy; b) oznaczenie osoby zgłaszającej reklamację – imię i nazwisko/nazwę, adres do korespondencji, adres e-mail, telefon kontaktowy, c) przedmiot reklamacji, d) wskazanie okoliczności faktycznych uzasadniających reklamację.
- Organizator rozpatruje reklamacje w ciągu 14 dni od momentu jej otrzymania.
§7 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu.
- W przypadku, gdy Forum nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Organizatora, Organizator zwróci kwoty kaucji bez odsetek wpłacone przez Uczestników. Zwrot kaucji nastąpi bezpośrednio na konto bankowe wskazane przez Uczestnika w terminie 14 dni od dnia, w którym zaplanowane było Forum. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za roszczenia odszkodowawcze z tego tytułu.
- W sprawach nieustalonych w powyższym regulaminie obowiązują przepisy kodeksu cywilnego.
- Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Forum.