Forum Przedsiębiorstw

Regulamin uczestnictwa w

FORUM PRZEDSIĘBIORSTW

konferencji finansowanej w ramach projektu:
Pomorski System Usług Informacyjnych i Doradczych SPEKTRUM 2030
Fundusze Europejskie dla Pomorza  na lata 2021-2027

§1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy regulamin określa zasady rejestracji i uczestnictwa w Konferencji Forum Przedsiębiorstw, („Forum”), którego organizatorem jest Agencja Rozwoju Pomorza S.A. („Organizator”), z siedzibą w Gdańsku, ul. Grunwaldzka 472D.
2. Forum odbędzie się w dniu 8 maja 2024 roku  w Pomorskim Parku Naukowo – Technologicznym w Gdyni, Al. Zwycięstwa 96/98.
3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część „Formularza zgłoszenia” i obowiązują wszystkich Uczestników Forum  biorących udział w Konferencji.
4. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w Regulaminie oraz zobowiązuje się do publikowania stosownych informacji na stronie internetowej Forum.
5. Adresatami Forum są: właściciele, kadra zarządzająca i pracownicy firm, głównie mikro- małych i średnich przedsiębiorstw.
6.  Oficjalny serwis internetowy Forum znajduje się pod adresem: https://forumprzedsiebiorstw.pl/ .

§2 ZASADY UCZESTNICTWA W FORUM

1. Rejestracja na Forum odbywa się drogą elektroniczną, poprzez wypełnienie i wysłanie „Formularza zgłoszenia” zamieszczonego na stronie https://forumprzedsiebiorstw.pl/.
2. Uczestnik Forum Przedsiębiorstw zobowiązany jest do uiszczenia na rzecz Organizatora kaucji w kwocie 50 zł. Osoba dokonująca rejestracji na Konferencję bierze na siebie zobowiązanie dokonania opłaty rejestracyjnej. Dane zgłoszenie będzie brane pod uwagę dopiero po zarejestrowaniu odpowiedniej wpłaty.
3. Wpłacona kaucja stanowi zabezpieczenie uczestnictwa w wydarzeniu i ze względu na zwrotny charakter nie będzie dokumentowana fakturą.
4. Kaucja , o której mowa w ust. 2 Regulaminu podlega w całości zwrotowi bez odsetek w terminie 14 dni od zakończenia Forum na wskazany przez Uczestnika rachunek bankowy.
5. Kaucja, o której mowa w ust. 2 Regulaminu nie podlega zwrotowi w przypadku, gdy Uczestnik nie weźmie udziału w Forum z zastrzeżeniem zapisów ust. 13 Regulaminu.
6. Potwierdzeniem udziału w Forum Przedsiębiorstw oraz warunkiem zwrotu kaucji jest zgłoszenie obecności w rejestracji Konferencji.
7. Opłatę w postaci kaucji za udział w Forum należy dokonywać poprzez system przelewy24.pl wraz z wypełnieniem „Formularza zgłoszenia”.
8. Zgłoszenia będą przyjmowane najpóźniej do dnia 6 maja br. do godz. 15:00.
9. Osoby chętne do udziału w Forum mogą dokonać rejestracji na plenarną sesję główną oraz na prelekcje w ramach trzech  równoległych bloków tematycznych.
10. Liczba miejsc na Forum oraz w ramach poszczególnych bloków tematycznych jest ograniczona. Po wyczerpaniu dostępnego limitu miejsc, utworzona zostanie lista rezerwowa.
11. Organizator będzie informował osoby zakwalifikowane do uczestnictwa w Forum odrębną wiadomością, wysłaną na adres e-mail podany przez Uczestnika w trakcie rejestracji w „Formularzu zgłoszenia”.
12. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje podania błędnych danych w zgłoszeniu rejestracyjnym. Uczestnik jest zobowiązany do aktualizacji swoich danych kontaktowych.
13. Uczestnik ma prawo rezygnacji z udziału w Forum. Kaucja w kwocie 50 zł rozliczana będzie na zasadach określonych w § 5 Regulaminu.

§3 KWESTIE ORGANIZACYJNE

1. Udział w Forum dla osób, które zostały zakwalifikowane przez Organizatora do uczestnictwa będzie bezpłatny z  zastrzeżeniem §2 ust. 6.
2. Uczestnicy Forum we własnym zakresie pokrywają koszty dojazdu na miejsce wydarzenia, opłaty parkingowe oraz koszty powrotu, a także koszt ewentualnego noclegu.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione, zgubione lub skradzione podczas Forum.
4. Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowane jest Forum.
5. Organizator przewiduje fotografowanie przebiegu Forum.
6. Uczestnik Forum wyraża zgodę na przeniesienie autorskich praw majątkowych do swojego wizerunku na filmach i fotografiach, o których mowa w pkt. 5 oraz wyraża zgodę na ich przetwarzanie przez Organizatora i Partnerów Forum w celach związanych z promocją i informacją o Forum.  Powyższe ustalenia dotyczą przypadku, gdy uczestnik zostanie sfotografowany podczas uczestnictwa w Forum Przedsiębiorstw w otoczeniu prelegenta(ów), w trakcie sesji głównej i sesji tematycznych oraz wtedy, gdy uczestnik dobrowolnie wyrazi zgodę na udzielenie wywiadu przed kamerą bądź pozowanie do zdjęcia.
7. Uczestników Forum obowiązuje całkowity zakaz filmowania, jak również dokonywania nagrań video i audio konferencji. Kopiowanie lub próba skopiowania konferencji i innych materiałów chronionych prawami autorskimi oraz ich dalsze rozpowszechnianie stanowi poważne przestępstwo. W przypadku naruszenia wyżej wymienianych zasad zostaną podjęte stosowne kroki prawne.

 §4 DANE OSOBOWE

1. Państwa dane osobowe są zbierane w związku z realizacją Projektu „Pomorski    System Usług Informacyjnych i Doradczych SPEKTRUM 2030”. (zwanego dalej Projektem), który jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej.
   Zgodnie z przepisem art. 13 ust. 1 i ust. 2, a także art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego w dalszej części RODO, Agencja Rozwoju Pomorza Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku, zwana w dalszej części Spółką informuje, że:
   
   1.1.   Administratorem Pani/Pana danych osobowych będzie Agencja Rozwoju Pomorza Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku (adres: Al. Grunwaldzka 472 D, 80 - 309 Gdańsk, tel.: + 48 58 323 31 00, adres e-mail: spektrum@arp.gda.pl

1.2.  Spółka wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pani/Pan skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych pod e-mailem: rodo@arp.gda.pl lub pisemnie na adres siedziby Spółki.

1.3.  Pani/Pana dane osobowe wskazane w formularzu zgłoszeniowym będą przetwarzane w związku z udziałem w Forum Przedsiębiorstw 2024, które jest elementem projektu „Pomorski    System Usług Informacyjnych i Doradczych SPEKTRUM              2030” , w tym w celu:

• • realizacji, monitoringu i ewaluacji Projektu,
  • nawiązania lub utrzymania z Państwem kontaktu sprawach związanych z uczestnictwem w Projekcie,
  • przeprowadzenia badań objętych Projektem,
  • archiwizowania dokumentacji projektowej, w związku z:
    - rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (dalej Rozporządzenie ogólne),
    - ustawą z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027,na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (tj. obowiązku prawnego). Dane osobowe przetwarzane będą w celu dochodzenia, ustalenia i obrony przed roszczeniami. Ponadto, dane osobowe osób wskazanych w umowie lub w późniejszym kontakcie stron jako odpowiedzialnych za wykonanie umowy, będą przetwarzane w celu współpracy w sprawach związanych z realizacją umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub stronę trzecią).    

1.4.  Dane osobowe będą udostępniane pozostałym administratorom wymienionym w art. 87 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027, w tym Instytucji Zarządzającej – Zarządowi Województwa Pomorskiego oraz stronom i innym uczestnikom postępowań związanych z dochodzeniem zwrotu środków, w tym prowadzonych postępowań administracyjnych w celu wydania decyzji o zwrocie środków. Dane osobowe będziemy przekazywać innym podmiotom, którym zlecimy usługi związane z powierzeniem przetwarzania danych osobowych, w tym dostawcom usług informatycznych, usług archiwizacji i niszczenia dokumentów. Takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami. Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu (i uprawnionemu) taką informacją, a także publikowane w BIP.

1.5.  Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w punkcie 3, z uwzględnieniem postanowień art. 82 i art. 65 Rozporządzenia ogólnego. Bieg okresu, o którym mowa powyżej zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w projekcie albo na wniosek Komisji Europejskiej, zgodnie z art. 82 ust. 2 ww. rozporządzenia.

1.6.  Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu prawo żądania od Administratora:

1. 1. dostępu do swoich danych;
   2. do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
   3. do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
   4. do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. 

1.7.  Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana narusza przepisy RODO.

1.8.  Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w Konferencji, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości udziału w wydarzeniu, w tym wzięcia udziału w projekcie.

      2. Dane osobowe przetwarzane na podstawie odrębnych zgód marketingowych.

2.1.  Administratorem danych osobowych jest Agencja Rozwoju Pomorza SA z siedzibą w Gdańsku (80-309) przy al. Grunwaldzkiej 472, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 000004441.

2.2.  Administrator powołał inspektora danych osobowych z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: rodo@arp.gda.pl. Pozostałe  dane kontaktowe to: forum@arp.gda.pl  tel. 58 323 31 00.

2.3.  Dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu wysyłania informacji handlowych w szczególności informacji o szkoleniach, spotkaniach informacyjnych, konferencjach i innych wydarzeniach gospodarczych, badaniach, usługach itp.

2.4.  Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

2.5.  Dane osobowe przetwarzane będą do momentu wycofania tych zgód przez osobę, której dane dotyczą lub ustania celu przetwarzania przez Administratora.

2.6.  Pani/Pana dane będziemy przekazywać innym podmiotom, którym zlecimy usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych, w tym dostawcom usług informatycznych. Takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami.

2.7.  Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu prawo żądania od Administratora:

1. 1. dostępu do swoich danych;
   2. do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
   3. do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
   4. do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

2.8.  Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

§5 REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI I ZASADY ZWROTU KAUCJI

1. Uczestnik Forum może zrezygnować z udziału w Konferencji. Rezygnacji można dokonać drogą elektroniczną wysyłając wiadomość z adresu poczty e-mail podanego przy dokonywaniu zapisu udziału w Konferencji, na adres e-mail: forum@arp.gda.pl.
2. W przypadku złożenia przez Uczestnika oświadczenia o rezygnacji z udziału w Konferencji Organizator dokona zwrotu zapłaconej przez Uczestnika kaucji za udział w Konferencji na następujących zasadach:
   a) w przypadku złożenia rezygnacji z udziału w Konferencji w terminie do dnia 6 maja 2024r. Organizator zwróci Uczestnikowi 100% wpłaconej kaucji bez odsetek.
   b) w przypadku złożenia rezygnacji z udziału w Konferencji po dniu 6 maja 2024 r. Uczestnikowi nie przysługuje zwrot wpłaconej kaucji.
3. W przypadkach wskazanych w § 5 ust. 2 pkt. a)  regulaminu Organizator dokona zwrotu kaucji na rachunek bankowy Uczestnika Konferencji, z którego otrzymał wpłatę.

§6 REKLAMACJE

1. Zamawiający może złożyć reklamację za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mail:     forum@arp.gda.pl, a także pocztą na adres siedziby Organizatora.
2. Reklamacje mogą byś składane nie później, niż 14 dnia po zakończeniu Konferencji.
3. W przypadku złożenia reklamacji pocztą o zachowaniu terminu decyduje data stempla pocztowego.
4. Reklamacja powinna zawierać co najmniej następujące dane: a) wskazanie konferencji której reklamacja dotyczy; b) oznaczenie osoby zgłaszającej reklamację – imię i nazwisko/nazwę, adres do korespondencji, adres e-mail, telefon kontaktowy, c) przedmiot reklamacji, d) wskazanie okoliczności faktycznych uzasadniających reklamację.
5. Organizator rozpatruje reklamacje w ciągu 14 dni od momentu jej otrzymania.

§7 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu.
2. W przypadku, gdy Forum nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Organizatora, Organizator zwróci kwoty kaucji bez odsetek wpłacone przez Uczestników. Zwrot kaucji nastąpi bezpośrednio na konto bankowe wskazane przez Uczestnika w terminie 14 dni od dnia, w którym zaplanowane było Forum. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za roszczenia odszkodowawcze z tego tytułu.
3. W sprawach nieustalonych w powyższym regulaminie obowiązują przepisy kodeksu cywilnego.
4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Forum.